Ersterfassung - Mail Zusagen / Absagen

Führendes System:
- Das führende System ist das System, in dem Daten als erstes korrigiert / geändert werden, die Datenlage muss hier dem aktuellen Stand entsprechen.
- Anderer Systeme werden nachgepflegt und haben nicht zwingend den aktuellen Datenstand.

Ersterfassung mit Zu- und Absagen

führendes System:
ASV 

Ablauf:

1. Einschreibung ASV
2. Export E-Mail Adressen: von ASV - nach Webmail
3. E-Mails Zu- u. Absagen über Sekretariat@ori.musin.de

Alle Änderungen (z.B. falsche Mail, Namen, Absage wird doch Zusage, Telefon, ...) dürfen nicht nur im Adressbuch (webmail) sondern müssen unbedingt auch in ASV eingepflegt werden.

zu 1. ASV

• Ersterfassung mit ASV
  Felder: .....
• Email erforderlich / Pflege!!!
• Tel. erforderlich / Pflege!!!
• Einteilung und Bearbeitung der Gruppen:
  - Absagen
  - Zusagen
• 2 Exporte aus ASV
  • Zusagen
  • Absagen

zu 2. Excellisten

• Exporte in Excel bearbeiten, zusätzliches Feld "Notizen":
  • Liste Zusage mit Inhalt "Zusage"
  • Liste Absage mit Inhalt "Absage" 
• Als csv speichern

zu 3. Webmail: Sekretariat@ori.musin.de

• csv - Import in Webmail: Sekretariatsadresse persönliches Adressbuch
  • Das ist in Webmail mit einer csv - Liste möglich, Trennzeichen einstellbar, Felder Zuordnung aus wählbar
• erweiterte Suche im Adressbuch nach Notiz-Feld Inhlalt: "Zusage"
• Alle auswählen und zur Kontaktliste "Zusage" hinzufügen
• Filtern nach "Absage"
• Alle auswählen und zur Kontaktliste "Absage" hinzufügen
• Sammelmail an jeweilige Gruppen senden.

 

Klassenbildung

führendes System:
A) ASV oder B) Einschreibedatenbank ????

A) in ASV

• Die Einschreibedatenbank wird nicht mehr genutzt -> Klassenbildung erfolgt in ASV
• !!! Nicht alle für die Klassenbildung wünschenswerten  Informationen aus dem Einschreibebogen können in ASV korrekt abgebildet werden.
• Ein Export in die ORI Datenbank erfolgt zum neuen Schuljahr

B) Einschreibedatenbank

• Ein Export aus ASV in die Einschreibe- oder ORI Datenbank ist immer unvollständig, Informationen aus dem Einschreibebogen müssen nachgepflegt werden
• Sobald mit einem Export aus ASV die Einschreibedatenbank genutzt wird, ist die Einschreibedatenbank das führende System.

 

Daten nächstes Schuljahr

 Email-Adressen
führendes System:
A) ORI - Cloud oder B) ???

Stammdaten der Eltern (Erziehungsberechtigter, Name, Anschrift, Telefon, ...)
führendes System:
A) ASV oder B) Datenbank ????

A) ASV

• Pflege der Stammdaten in ASV, d.h.:
  In der ORI-Datenbank werden nur noch zwingend benötigten Stammdatenfelder für Zeugnisse gepflegt
  (Namen, Klasse, Geschlecht, Geb. Datum, Geb. Ort (nur der Schüler*innen))
• Adressierte Serienbriefe erfolgen aus ASV (...????)
• Zugriff auf Kontaktdaten auch für Lehrer über ASV

B) Datenbank

• Export aus ASV bzw. Einschreibedatenbank
• wenn ASV bei der Klassenbildung führendes System war, müssen erforderliche Daten nachgepflegt werden:
  • Zwingend: Telefonnummern (Export aus ASV nur der 1. Nummer mgl.)
  • Optional: Noten GS, Einschreibeinformationen, ...

Stammdaten der Schüler (Namen, Klasse, Geburtsdatum, Geburtsort, LRS, Noten, pädag. Bemerkungen, ...)
führendes System:
A) Datenbank oder B) ???