Ersterfassung - Mail Zusagen / Absagen

Führendes System:
- Das führende System ist das System, in dem Daten als erstes korrigiert / geändert werden, die Datenlage muss hier dem aktuellen Stand entsprechen.
- Anderer Systeme werden nachgepflegt und haben nicht zwingend den aktuellen Datenstand.

Ersterfassung mit Zu- und Absagen

führendes System:
ASV 

Ablauf:

1. Einschreibung ASV
2. Export E-Mail Adressen: von ASV - nach Webmail
3. E-Mails Zu- u. Absagen über Sekretariat@ori.musin.de

Alle Änderungen (z.B. falsche Mail, Namen, Absage wird doch Zusage, Telefon, ...) dürfen nicht nur im Adressbuch (webmail) sondern müssen unbedingt auch in ASV eingepflegt werden.

zu 1. ASV

• Ersterfassung mit ASV
  Felder: .....
• Email erforderlich / Pflege!!!
• Tel. erforderlich / Pflege!!!
• Einteilung und Bearbeitung der Gruppen:
  - Absagen
  - Zusagen
• 2 Exporte aus ASV
  • Zusagen
  • Absagen

zu 2. Excellisten

• Exporte in Excel bearbeiten, zusätzliches Feld "Notizen":
  • Liste Zusage mit Inhalt "Zusage"
  • Liste Absage mit Inhalt "Absage" 
• Als csv speichern

zu 3. Webmail: Sekretariat@ori.musin.de

• csv - Import in Webmail: Sekretariatsadresse persönliches Adressbuch
  • Das ist in Webmail mit einer csv - Liste möglich, Trennzeichen einstellbar, Felder Zuordnung aus wählbar
• erweiterte Suche im Adressbuch nach Notiz-Feld Inhlalt: "Zusage"
• Alle auswählen und zur Kontaktliste "Zusage" hinzufügen
• Filtern nach "Absage"
• Alle auswählen und zur Kontaktliste "Absage" hinzufügen
• Sammelmail an jeweilige Gruppen senden.

Pflege bis dahin:

Alle Änderungen (z.B. falsche Mail, Namen, Absage wird doch Zusage, Telefon, ...) dürfen nicht nur im Adressbuch (webmail) sondern müssen unbedingt auch in ASV eingepflegt werden.

ASV bleibt das führende System bis zu diesem Zeitpunkt, nicht das Adressbuch

 

 

Klassenbildung

führendes System:
A) ASV oder B) Einschreibedatenbank ????

A) in ASV (pro Datenschutz)

• Die Einschreibedatenbank wird nicht mehr genutzt -> Klassenbildung erfolgt in ASV
• !!! Nicht alle für die Klassenbildung wünschenswerten  Informationen aus dem Einschreibebogen können in ASV korrekt abgebildet werden.
• Ein Export in die ORI Datenbank erfolgt zum neuen Schuljahr

B) Einschreibedatenbank

• Ein Export aus ASV in die Einschreibe- oder ORI Datenbank ist immer unvollständig, Informationen aus dem Einschreibebogen müssen nachgepflegt werden
•  

 

 

• In der ORI-Datenbank werden nur noch zwingend benötigten Stammdatenfelder für Zeugnisse gepflegt:
  Namen, Geschlecht, Geb. Datum, Geb. Ort (nur der Schüler*innen)
• Adressierte Serienbriefe erfolgen aus ASV
• Zugriff auf Kontaktdaten, ... über ASV

Allg. Hinweis:
Ein Export aus ASV in die Einschreibe- oder ORI Datenbank ist immer unvollständig:

- Nicht alle Informationen aus dem Einschreibebogen können in ASV korrekt abgebildet werden
- Telefonnummern können nicht alle, sondern nur die Erste exportiert werden
( 1 : n Beziehung in ASV, vollst. Export daher nicht mgl.)

Der Export aus ASV in die Einschreibedatenbank oder auch gleich in die ORI Datenbank bedarf deshalb immer der Nachpflege!!!!

 

Sobald mit einem Export aus ASV die Einschreibedatenbank genutzt wird, ist die DatenbankEinschreibedatenbank das führende SystemSystem.

 

Daten nächstes Schuljahr

 Email-Adressen
führendes System:
A) ORI - Cloud oder B) ???

Stammdaten der Eltern (Erziehungsberechtigter, Name, Anschrift, Telefon, ...)
führendes System:
A) ASV oder B) Datenbank ????

A) ASV

• Pflege der Stammdaten in ASV, d.h.:
  In der ORI-Datenbank werden nur noch zwingend benötigten Stammdatenfelder für Zeugnisse gepflegt
  (Namen, Klasse, Geschlecht, Geb. Datum, Geb. Ort (nur der Schüler*innen))
• Adressierte Serienbriefe erfolgen aus ASV (...????)
• Zugriff auf Kontaktdaten auch für Lehrer über ASV

B) Datenbank

• Export aus ASV bzw. Einschreibedatenbank
• wenn ASV bei der Klassenbildung führendes System war, müssen erforderliche Daten nachgepflegt werden:
  • Zwingend: Telefonnummern (Export aus ASV nur der 1. Nummer mgl.)
  • Optional: Noten GS, Einschreibeinformationen, ...

Stammdaten der Schüler (Namen, Klasse, Geburtsdatum, Geburtsort, LRS, Noten, pädag. Bemerkungen, ...)
führendes System:
A) Datenbank oder B) ???