Ersterfassung - Mail Zusagen / Absagen

Führendes System:
- Das führende System ist das System, in dem Daten als erstes korrigiert / geändert werden, die Datenlage muss hier dem aktuellen Stand entsprechen.
- Anderer Systeme werden nachgepflegt und haben nicht zwingend den aktuellen Datenstand.

Ersterfassung mit Zu- und Absagen per Mail

führendes System:
ASV 

Ablauf:

1. Einschreibung ASV
2. Export E-Mail Adressen: von ASV - nach Webmail "Sekretariat-Adresse" (E-Mails testen ????)
3. E-Mails Zu- u. Absagen über Sekretariat@ori.musin.de  (Hinweis: Personalisierung nicht möglich)

Alle Änderungen (z.B. falsche Mail, Namen, Absage wird doch Zusage, Telefon, ...) dürfen nicht nur im Adressbuch (webmail) sondern müssen unbedingt auch in ASV eingepflegt werden.

zu 1. ASV

• Ersterfassung mit ASV
  Felder: .....
• Email erforderlich / Pflege!!!
• Tel. erforderlich / Pflege!!!
• Einteilung und Bearbeitung der Gruppen:
  - Absagen
  - Zusagen
• 2 Exporte aus ASV
  • Zusagen
  • Absagen

zu 2. Excellisten

• Exporte aus ASV : Berichtsbibliothek - Export
• ASV-KUR-Mail
• ASV-KUR-Brief

zu 3. Webmail: Sekretariat@ori.musin.de

• • Vorname (webmail) = Vorname, Nahname (aus ASV)
  • Liste Zusage mit Inhalt "Zusage xx_xx" bei Notiz-FeldNachname
  • Liste Absage mit Inhalt "Absage xx_xx" bei Notiz-FeldNachname
• Als csv speichern
• csv - Import in Webmail: Sekretariatsadresse persönliches Adressbuch
  • Das ist in Webmail mit einer csv - Liste möglich, Trennzeichen einstellbar, Felder Zuordnung aus wählbar
• erweiterte Suche im Adressbuch nach Notiz-Notizen-Feld Inhalt: "Zusage"
• Alle auswählen und zur Kontaktliste "Zusage" hinzufügen
• Filtern nach "Absage"
• Alle auswählen und zur Kontaktliste "Absage" hinzufügen
• Sammelmail an jeweilige Gruppen senden.

 

Klassenbildung

führendes System:
A) ASV ODER B) Einschreibedatenbank ????

Lösung A) in ASV

• Die Einschreibedatenbank wird nicht mehr genutzt -> Klassenbildung erfolgt in ASV
• !!! Nicht alle für die Klassenbildung wünschenswerten  Informationen aus dem Einschreibebogen können in ASV korrekt abgebildet werden.
• Ein Export in die ORI Datenbank erfolgt zum neuen Schuljahr

Lösung B) Einschreibedatenbank

• Ein Export aus ASV in die Einschreibe- oder ORI Datenbank ist immer unvollständig, Informationen aus dem Einschreibebogen müssen nachgepflegt werden
• Sobald mit einem Export aus ASV die Einschreibedatenbank genutzt wird, ist die Einschreibedatenbank das führende System.

 

Daten nächstes Schuljahr

 Email-Adressen
führendes System:
A) ORI - Cloud oder B) ???

Stammdaten der Eltern (Erziehungsberechtigter, Name, Anschrift, Telefon, ...)
führendes System:
A) ASV oder B) Datenbank ????

A) ASV

• Pflege der Stammdaten in ASV, d.h.:
  In der ORI-Datenbank werden nur noch zwingend benötigten Stammdatenfelder für Zeugnisse gepflegt
  (Namen, Klasse, Geschlecht, Geb. Datum, Geb. Ort (nur der Schüler*innen))
• Adressierte Serienbriefe erfolgen aus ASV (...????)
• Zugriff auf Kontaktdaten auch für Lehrer über ASV

B) Datenbank

• Export aus ASV bzw. Einschreibedatenbank
• wenn ASV bei der Klassenbildung führendes System war, müssen erforderliche Daten nachgepflegt werden:
  • Zwingend: Telefonnummern (Export aus ASV nur der 1. Nummer mgl.)
  • Optional: Noten GS, Einschreibeinformationen, ...

Stammdaten der Schüler (Namen, Klasse, Geburtsdatum, Geburtsort, LRS, Noten, pädag. Bemerkungen, ...)
führendes System:
A) Datenbank oder B) ???